Partager / fusionner des fichiers Excel 2010

vendredi 20 mai 2011
mis en ligne par  Yveline DÉVÉRIN

Vous êtes une équipe et vous avez à remplir chacun des bouts d’un fichier Excel.
C’est pénible d’attendre chacun son tour.

Contrairement à ce que vous pensez quand votre ordinateur bugue ou que vous n’arrivez pas à lui faire faire ce que vous voulez, l’informatique est là pour nous simplifier la vie.

Sous Excel 2010, le principe général est à peu près le même que sous Excel 2003, mais avec quelques petites différences à noter. Ce tuto est donc consacré à Excel 2010. Pour ceux qui ont Excel 2007, je pense que ce doit être très proche.
Pour Excel 2003, le tuto est ici

À partir d’un fichier, qu’on peut envoyer à 50 personnes en même temps, chacun remplit son bout, et on fusionne le tout à l’arrivée.... C’est tout simple.:-)

 Préliminaire important

Comme avant toute opération sur un fichier précieux, sauvegardez une copie du fichier original dans un dossier à part. Il n’y a aucune raison pour que vous en ayez besoin, mais ça rassure...;-)

Protéger ce qui ne doit pas être modifié par les utilisateurs doit impérativement être fait avant de mettre le fichier en partage.
Si vous n’avez rien à protéger, passez directement au point B
.

 A/ Protéger ce qui ne doit pas être modifié par les utilisateurs multiples.

Par défaut, toutes les colonnes sont protégées quand on « partage ». IL faut donc toutes les « dé-protéger », puis « protéger » celles qui ne doivent pas être modifiées.

  • 1/ Ouvrir le classeur
  • Tout sélectionner (ctrl A)
  • Clic droit de la souris « Format cellules »
  • Protection / décocher verrouillée
  • Enregistrer...
  • 2/ Sélectionner les colonnes (ou les cellules) qui ne doivent pas être modifiées
  • Clic droit de la souris « Format cellules »
  • Protection / cocher verrouillée
  • Enregistrer...
  • 3/ Protéger

Attention, ce n’est protégé que si vous le demandez explicitement en entrant un mot de passe.

  • Sélectionner l’onglet « Révision »
  • Cliquer sur « Protéger la feuille » ou « protéger le classeur » si vous avez plusieurs feuilles.
  • Vérifiez ce qui est coché : normalement « sélectionner les cellules verrouillées » et « sélectionner les cellules déverrouillées » et c’est tout ! (il faut pouvoir sélectionner les cellules verrouillées pour pouvoir faire du tri, par exemple. On les sélectionne, mais on ne les modifie pas).
  • Entrez un mot de passe (sachant que lorsqu’on partage, s’il y a un mot de passe, c’est juste pour éviter les accidents, donc je conseille de choisir quelque chose de simple, que vous n’aurez pas de mal à retenir. Notez le tout de même quelque part !

Votre tableau est maintenant protégé et peut être « partagé » sans que les intervenants ne risquent de modifier ce qui est déjà en place.

  B/ Configurer le fichier comme « partagé » avant de l’envoyer

Configurer le fichier comme « partagé » avant de l’envoyer (outil - partager) :
Attention, seuls les fichiers modifiés à partir de ce fichier configuré spécialement pourront fusionner ensuite. Surtout, ne pas en prendre un autre, même si « c’est le même ! »/

Quand on clique dessus, ça affiche ce qu’on voit ici :

  • cocher l’option « permettre une modification multi-utilisateurs »

Puis dans l’onglet « avancé » vérifier que la durée des sauvegardes dépasse la date pour laquelle on a besoin de faire l’opération de fusion. On peut mettre jusqu’à 60 jours.

Envoyer le fichier à l’ensemble des destinataires qui ont à en remplir une partie.
Seule contrainte : que chacun renomme le fichier (par exemple en ajoutant ses initiales, si aucun des participants n’a les mêmes initiales qu’un autre...

 C/ Quand les fichiers reviennent : fusionner

Quand le fichier revient : pour fusionner les choses deviennent différentes de Excel 2003 parce que le bouton « fusion » n’est pas dans la barre d’outils par défaut, il faut commencer par le mettre. Si vous l’avez déjà, allez directement au point « fusion
 ».

Ouvrir un des fichiers Excel à fusionner.
Cliquer sur fichier / options

  • 1- Sélectionner « Barre d’outils Accès rapide »
  • 2- Choisir « Toutes les commandes » dans le menu déroulant
  • 3- Dans ce qui s’affiche, sélectionner « Comparaison et fusion de classeurs »
  • 4- Cliquer sur le bouton « Ajouter »
  • 5- Cliquer sur le bouton « OK »

Vous voyez alors apparaitre un petit bouton rond et vert en haut à gauche. Attention, si le bouton est gris, c’est que la fonction est activée, mais non disponible... en général, c’est que le fichier a été enregistré pour « partage » mais que la case « Permettre des modifications multi-utilisateurs » n’avait pas été cochée...:->

Fusion :

On clique donc sur le bouton vert... S’affiche l’image ci dessous.

On localise et on clique sur les autres fichiers, et tout se met dans un seul, OK ! Un petit miracle:-).

Seule contrainte, que chaque personne qui reçoit un fichier le renomme par exemple en ajoutant à la fin ses initiales. Il faut que que les fichiers aient des noms différents.


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